Оправдательные документы (далее ОД)- это инструмент, который позволяет дополнять данные СКУДа определенной недостающей информацией о работе персон для формирования корректных отчётов о трудовой дисциплине. Это могут быть: отпуск или больничный сотрудника (в автоматическом режиме система определила бы отсутствие сотрудника как прогул), командировка (в автоматическом режиме систем определит отсутствие сотрудника как прогул и не укажет отработанных часов, хотя на самом деле часы отработаны сотрудником в командировке) и другие подобные случаи.
ОД назначается одной персоне СКУД, содержит информацию о времени периода действия и способе учёта этого времени системой.
Типы оправдательных документов
ОД различаются в зависимости от способа учёта рабочих часов:
- Строго по оправдательному документу
- Пересечение с рабочим графиком
- Отмена рабочего графика
- Никак не учитывать
Строго по оправдательному документу
При данном типе учёта весь временной период указанный в документе учитывается как рабочие часы вне зависимости от фактически посещения.
Пример
Рабочий график предполагает работу с 9:00 до 17:00. Сотрудник согласовал прийти в один из дней на работу на пол часа позже. Cоздаем оправдательный документ с типом учёта "строго по оправдательному документу" и указанием временного периода 9:00 - 9:30. В этом случае в СКУД будет отмечено присутствие сотрудника в рамках указанного в ОД временного периода.
Пересечение с рабочим графиком
При данном типе учёта в качестве отработанного времени будут считаться такие интервалы, когда совпадает запланированный рабочий график и период из ОД.
Пример
Сотрудник убывает в командировку в другой город на неделю, где будет работать в таком же рабочем графике, как и в офисе. Создаем оправдательный документ с типом учёта "пересечение с рабочим графиком", указываем во временном периоде начало утром понедельника, а окончанием вечер пятницы. В качестве рабочих часов сотруднику будут посчитаны те же часы, как если бы он работал эту неделю в офисе по расписанию.
Отмена рабочего графика
При данном типе учёта рабочие графики отменяются на период ОД.
Пример
Сотрудник уходит в отпуск на две недели. Создаем оправдательный документ с типом учёта "отмена рабочего графика". На указанные две недели у сотрудника не будет рабочих часов, а значит не будет прогулов в отчётах.
Никак не учитывать
Данный тип учёта никак не учитывается в отчётах и при расчёте рабочих часов, но позволяет оставить какую-то дополнительную информацию в примечании.
Настройка оправдательных документов
Для упрощения работы Пользователя формируются шаблоны ОД, в которых указывается тип учёта, имя шаблона и произвольный комментарий.
Настройка производится в отдельном разделе "Оправдательные документы". Раздел содержит список уже созданных ОД. В таблице указывается информация об использованном шаблоне, периоде действия ОД, кому, кем и когда он был назначен. С помощью стрелочек навигации можно переключать месяца для поиска информации за нужный период.
Чтобы отредактировать или создать новый шаблон необходимо нажать на меню выбора рядом с выпадающим списком шаблонов.
Учёт в отчётах
Отчёты, на которые не влияют ОД: Все проходы, Кто где, Температура.
Способ учёта "Никак не учитывать" никак не влияет на существующий порядок формирования отчётов.
Отчёт "Опоздания"
Согласно рабочему графику начало рабочего дня у сотрудника в 9:00, допускаются опоздания на 10 минут. Сотруднику надо сходить в поликлинику и он ожидая что может опоздать с утра пишет ОД на период с 8:00 до 9:30.
Для всех способов учёта (кроме "никак") и фактическом времени прихода:
- меньше 9:30 опоздания не будет (т.к. оно учитывалось в ОД)
- 9:30 - 9:40 опоздания не будет (т.к. оно укладывается в допустимое отклонение)
- больше 9:40 опознание будет относительно времени начала рабочего дня 9:30
Если период времени в ОД не затрагивает момент начала рабочего графика, то такой ОД не будет влиять на отчёт "Опоздания".
Как следствие: если период времени в ОД полностью перекрывает весь рабочий интервал, то персона не добавится в "Опоздания".
Отчёты "УРВ", "УРВ (без рабочего графика)" и "Статистика сотрудников"
- При способе учёта "Строго по оправдательному документу"
Временной интервал из ОД соединяется с временным интервалом полученным по данным СКУД (на основании существующих алгоритмов), в результате получается общий интервал пребывания персоны на рабочем месте.
На основании полученного интервала заполняются приход, уход и факт.
План берётся из рабочего графика.
Сверхурочные рассчитываются как разница между фактом и планом.
Если период ОД находится вне интервалов рабочего графика - создаётся новый интервал в соответствии с типом рабочего графика, сверхурочная смена для сменного графика. Для календарного графика если период ОД переходит через ночь создаётся два отдельных интервала.
- При способе учёта "Пересечение с рабочим графиком
Определяется пересечение временного интервал из ОД и рабочего графика после чего он соединяется с временным интервалом полученным по данным СКУД (на основании существующих алгоритмов), в результате получается общий интервал пребывания персоны на рабочем месте.
На основании полученного интервала заполняются приход, уход и факт.
План берётся из рабочего графика.
Сверхурочные рассчитываются как разница между фактом и планом.
Если период ОД находится вне интервалов рабочего графика, такой период отбрасывается.
- При способе учёта "Отмена рабочего графика"
Данные о фактическом посещении берутся из СКУД и рассчитываются по существующим алгоритмам. Рабочие графики за период действия ОД отменяются.
Если рабочий график и временной интервал лишь частично пересекаются, то плановое время усекается на выбранный период.